Bỏ thuế khoán: hộ kinh doanh chọn phần mềm bán hàng, hóa đơn ra sao

Hộ kinh doanh đã chuyển từ thuế khoán sang tự kê khai từ 1/1/2026, và mốc khai thuế đầu tiên của cả năm rơi vào 31/1/2027. Phần mềm phù hợp với một hộ phụ thuộc chủ yếu vào doanh thu năm: dưới 500 triệu đồng chỉ cần công cụ ghi chép doanh thu gọn nhẹ; từ 1 tỷ đồng trở lên bắt buộc dùng hóa đơn điện tử, nên cần phần mềm bán hàng kết nối hóa đơn. Bài này đi theo từng ngưỡng để hộ kinh doanh chọn đúng công cụ, không mua thừa và không thiếu tính năng bắt buộc.

Khung pháp lý đang áp dụng

Thuế khoán bị bãi bỏ từ 1/1/2026 theo định hướng của Nghị quyết 68-NQ/TW về phát triển kinh tế tư nhân. Bộ Tài chính phê duyệt đề án chuyển đổi bằng Quyết định 3389/QĐ-BTC ngày 6/10/2025, theo bài đăng trên trang VCCI. Ngày 5/3/2026, Chính phủ ban hành Nghị định 68/2026/NĐ-CP về quản lý thuế với hộ, cá nhân kinh doanh, cùng Thông tư 18/2026/TT-BTC hướng dẫn.

Theo Thời báo Tài chính Việt Nam (10/3/2026), nghị định chia hộ kinh doanh theo doanh thu như sau.

Ngoài ra, mọi hộ phải ghi sổ kế toán theo mẫu Bộ Tài chính và thông báo cho cơ quan thuế các tài khoản ngân hàng, ví điện tử dùng cho kinh doanh; việc kê khai được tập trung tại trụ sở chính thay vì từng địa điểm.

Vì sao tháng 11, 12 là lúc nên chốt công cụ

Với hộ dưới 500 triệu đồng, mốc 31/1/2027 là lần đầu phải thông báo doanh thu thực tế cả năm 2026. Với hộ trên ngưỡng, tờ khai quý IV/2026 cũng có hạn cuối tháng 1/2027. Hai tháng cuối năm lại là mùa bán hàng Tết, khối lượng đơn tăng mạnh. Nếu cả năm ghi chép rời rạc trong sổ tay hoặc tin nhắn, việc tổng hợp doanh thu vào tháng 1 sẽ rất vất vả. Chuyển sang phần mềm ngay bây giờ giúp ít nhất phần doanh thu mùa cao điểm được ghi chuẩn.

Chọn theo ngưỡng doanh thu

Hộ dưới 500 triệu đồng: ghi chép gọn là đủ

Nhu cầu chính là có số liệu doanh thu đáng tin cậy để thông báo. Ứng dụng ghi chép bán hàng trên điện thoại, có xuất báo cáo theo tháng, thường là đủ. Ngành thuế cũng đang nâng cấp eTax Mobile để gợi ý doanh thu và số thuế dựa trên dữ liệu hóa đơn và thông tin đã đăng ký, theo bài của VCCI. Trước khi trả phí, hộ nên thử công cụ của cơ quan thuế và các gói miễn phí.

Hộ từ 500 triệu đến dưới 1 tỷ đồng: thêm sổ sách và khai quý

Từ quý vượt ngưỡng, hộ phải khai theo quý. Phần mềm nên có sổ doanh thu, sổ chi phí, theo dõi hàng tồn và in được bảng tổng hợp theo quý. Khả năng xuất dữ liệu ra Excel giúp người làm dịch vụ kế toán thuê ngoài xử lý nhanh hơn.

Hộ từ 1 tỷ đồng trở lên: hóa đơn điện tử là bắt buộc

Theo Pháp Luật Việt Nam, căn cứ Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hộ có doanh thu năm từ 1 tỷ đồng phải dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế; bán lẻ dùng hóa đơn từ máy tính tiền, bán buôn và dịch vụ dùng hóa đơn điện tử thông thường. Thiết bị cần có gồm máy tính hoặc máy POS và chữ ký số. Phần mềm bán hàng ở mức này phải phát hành được hóa đơn ngay khi thanh toán, không phải nhập lại thủ công.

Tiêu chí so sánh khi xem bản demo

• Kết nối hóa đơn tự động: mỗi đơn bán ra sinh hóa đơn ngay. Ngành thuế đang phối hợp với nhà cung cấp hóa đơn để máy tính tiền nối thẳng với phần mềm hóa đơn, theo VCCI.
• Xuất đúng mẫu tờ khai: phần mềm tổng hợp được số liệu theo mẫu 01/CNKD hoặc 01/TKN-CNKD, hoặc ít nhất xuất bảng số liệu khớp các chỉ tiêu.
• Đa kênh: nếu bán cả tại quầy, sàn thương mại điện tử và mạng xã hội, doanh thu các kênh phải gom về một chỗ.
• Đối soát tài khoản: khi đã thông báo tài khoản ngân hàng với cơ quan thuế, nên đối chiếu tiền về tài khoản với doanh thu ghi nhận để tránh lệch.
• Sao lưu và quyền truy cập: dữ liệu lưu trên đám mây, có phân quyền cho nhân viên bán hàng và người làm kế toán.
• Chi phí trọn gói: tính đủ phí phần mềm, phí hóa đơn theo số lượng, chữ ký số, thiết bị.

Phần lớn sản phẩm cho hộ kinh doanh hiện nay là dạng thuê bao SaaS. Bài sự trỗi dậy của SaaS trong môi trường B2B giải thích mô hình này và những điều khoản thuê bao nên đọc kỹ.

Lộ trình chuyển đổi trong bốn tuần

1. Tuần 1: tổng hợp doanh thu từ đầu năm 2026 đến nay theo tháng, kiểm kê hàng tồn.
2. Tuần 2: đăng ký thử hai, ba phần mềm, nhập một tuần bán hàng thật để so sánh.
3. Tuần 3: chọn phần mềm, đăng ký hóa đơn điện tử và chữ ký số nếu thuộc diện bắt buộc; thông báo tài khoản ngân hàng kinh doanh.
4. Tuần 4: chạy song song sổ cũ và phần mềm, đối chiếu cuối tuần, rồi dừng sổ cũ.

Những hộ coi đây là dịp chuẩn hóa vận hành, chứ không chỉ để nộp thuế, thường thu được nhiều hơn: biết mặt hàng nào lãi, khách nào quay lại. Bài vì sao doanh nghiệp nhỏ cần chuyển đổi số sớm có thêm gợi ý cho bước tiếp theo.

Cẩn trọng với thông tin trên mạng xã hội

Trong năm 2026, ngưỡng doanh thu và mẫu biểu thay đổi nhiều lần qua các văn bản khác nhau, dẫn tới nhiều bài chia sẻ đã lỗi thời. VCCI khuyến nghị hộ kinh doanh dùng kênh hướng dẫn chính thức của cơ quan thuế. Khi nhà cung cấp phần mềm tư vấn về nghĩa vụ thuế, nên đối chiếu lại với chi cục thuế quản lý trực tiếp.