Tại sao doanh nghiệp vừa và nhỏ cần chuyển đổi số ngay hôm nay?

Doanh nghiệp vừa và nhỏ cần chuyển đổi số ngay hôm nay vì khách hàng, đối tác và cả cơ quan quản lý đều đã chuyển sang môi trường số, trong khi chi phí bắt đầu chưa bao giờ thấp như hiện nay nhờ phần mềm thuê bao theo tháng. Mỗi năm trì hoãn không chỉ là một năm bỏ lỡ hiệu quả, mà còn là khoảng cách ngày càng lớn với đối thủ đã đi trước. Tin tốt là doanh nghiệp nhỏ không cần dự án lớn; chỉ cần bắt đầu đúng chỗ.

Thị trường đã thay đổi, dù bạn có thay đổi hay không

Hãy nhìn vào hành vi khách hàng của chính bạn. Họ tìm nhà cung cấp trên Google, đọc đánh giá trên mạng xã hội, nhắn tin hỏi giá qua Zalo hay Messenger lúc 10 giờ tối, muốn thanh toán bằng chuyển khoản QR và theo dõi đơn hàng trực tuyến. Khách hàng doanh nghiệp thì yêu cầu hóa đơn điện tử, báo giá nhanh, hợp đồng ký số.

Doanh nghiệp không đáp ứng được những kỳ vọng này không bị khách hàng phàn nàn; họ chỉ lặng lẽ chọn người khác. Đó là lý do tác động của việc chậm chuyển đổi thường không thấy ngay, cho tới khi doanh thu sụt giảm mà không rõ nguyên nhân.

Những áp lực cụ thể với doanh nghiệp nhỏ

Yêu cầu pháp lý đã số hóa

Hóa đơn điện tử đã bắt buộc, khai thuế, bảo hiểm xã hội, thủ tục hải quan đều chuyển sang trực tuyến. Doanh nghiệp vẫn quản lý sổ sách thủ công sẽ tốn công nhập liệu hai lần và dễ sai sót khi đối chiếu.

Chuỗi cung ứng đòi hỏi kết nối

Nhà phân phối lớn, siêu thị, sàn thương mại điện tử và khách hàng FDI ngày càng yêu cầu nhà cung cấp trao đổi dữ liệu đơn hàng, tồn kho, giao hàng qua hệ thống. Doanh nghiệp không đáp ứng được có thể bị loại khỏi danh sách nhà cung cấp.

Chi phí nhân sự tăng

Khi lương tăng, mỗi giờ nhân viên dành cho việc nhập liệu, tìm giấy tờ, gọi điện hỏi tình trạng đơn hàng trở nên đắt hơn. Tự động hóa những việc này giúp nhân sự tập trung vào bán hàng và chăm sóc khách hàng.

Rủi ro phụ thuộc vào cá nhân

Ở nhiều doanh nghiệp nhỏ, thông tin khách hàng nằm trong điện thoại của nhân viên kinh doanh, công thức giá nằm trong đầu kế toán trưởng. Khi họ nghỉ việc, doanh nghiệp mất luôn tài sản đó. Lưu thông tin trên hệ thống chung là cách bảo vệ doanh nghiệp.

Cái giá thật sự của việc chờ đợi

Còn một chi phí ít ai tính: mỗi tháng trì hoãn là một tháng dữ liệu khách hàng, bán hàng không được ghi nhận có hệ thống. Khi cuối cùng bắt đầu, doanh nghiệp không có dữ liệu lịch sử để phân tích.

Bắt đầu từ đâu với nguồn lực hạn chế

Doanh nghiệp nhỏ không nên bắt đầu bằng một hệ thống ERP lớn. Một trình tự hợp lý hơn:

1. Nền tảng cộng tác: email tên miền riêng, lưu trữ tài liệu trên đám mây, lịch và họp trực tuyến. Đây là bước rẻ nhất và tác động ngay tới cách làm việc hằng ngày.
2. Kế toán và hóa đơn: phần mềm kế toán kết nối hóa đơn điện tử, ngân hàng.
3. Bán hàng và khách hàng: phần mềm bán hàng hoặc CRM đơn giản để quản lý khách hàng, báo giá, đơn hàng. Bài so sánh các hệ thống CRM cho doanh nghiệp B2B có thể giúp bạn chọn.
4. Kho và vận hành: quản lý tồn kho, đơn mua hàng, giao nhận.
5. Kết nối và báo cáo: khi các hệ thống đã ổn, kết nối chúng để có báo cáo tổng hợp.

Ở mỗi bước, hãy chọn một vấn đề đang gây đau đầu nhất và đo kết quả trước, sau. Thành công nhỏ tạo động lực cho bước tiếp theo.

Những sai lầm doanh nghiệp nhỏ nên tránh

• Mua quá nhiều phần mềm rời rạc: mỗi phòng một ứng dụng, không kết nối, dữ liệu lại phải nhập tay qua lại.
• Số hóa quy trình lỗi: đưa nguyên quy trình rườm rà lên phần mềm chỉ làm nó chạy nhanh hơn chứ không tốt hơn. Sự khác biệt giữa số hóa và chuyển đổi được giải thích trong bài phân biệt số hóa và chuyển đổi số.
• Giao hết cho một nhân viên IT: chuyển đổi số cần chủ doanh nghiệp tham gia quyết định.
• Bỏ qua bảo mật: tài khoản dùng chung, mật khẩu đơn giản, không sao lưu.

Để hiểu rộng hơn về mối liên hệ giữa giải pháp số và đổi mới sáng tạo, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm góc nhìn từ thị trường công nghệ chung, rồi chọn lọc những gì phù hợp quy mô của mình.

Lợi thế của người nhỏ

Doanh nghiệp nhỏ có những lợi thế mà tập đoàn lớn không có: ra quyết định nhanh, ít hệ thống cũ phải thay thế, chủ doanh nghiệp trực tiếp tham gia và nhân viên ít, dễ đào tạo. Một doanh nghiệp 20 người có thể chuyển sang làm việc trên nền tảng mới trong vài tháng, điều mà công ty hàng nghìn người cần nhiều năm.

Chuyển đổi số không phải cuộc đua công nghệ, mà là cách để doanh nghiệp nhỏ phục vụ khách hàng tốt hơn, vận hành gọn hơn và ít phụ thuộc vào may rủi hơn. Thời điểm tốt nhất để bắt đầu là khi doanh nghiệp còn đủ linh hoạt, và với hầu hết doanh nghiệp vừa và nhỏ, thời điểm đó chính là bây giờ.