Tự động hóa quy trình làm việc (BPA): Giải pháp tiết kiệm chi phí

Tự động hóa quy trình nghiệp vụ (Business Process Automation, BPA) là dùng phần mềm để thực hiện các chuỗi công việc lặp lại theo quy tắc, như phê duyệt đề nghị thanh toán, xử lý đơn hàng hay tiếp nhận nhân viên mới, thay vì làm thủ công. BPA tiết kiệm chi phí bằng cách giảm thời gian xử lý, giảm sai sót và giảm công nhập liệu, nhưng chỉ khi chọn đúng quy trình và tính đúng lợi ích. Bài viết hướng dẫn cách làm điều đó.

BPA, RPA và workflow: phân biệt nhanh

Trong thực tế, ba khái niệm thường kết hợp: một quy trình BPA có thể gồm bước phê duyệt kiểu workflow và một bot RPA nhập dữ liệu vào phần mềm cũ.

Chi phí ẩn của quy trình thủ công

Khi tính chi phí một quy trình thủ công, doanh nghiệp thường chỉ nghĩ tới thời gian trực tiếp. Thực tế còn nhiều khoản khó thấy:

• Thời gian chờ: đề nghị thanh toán nằm trên bàn giám đốc ba ngày vì ông đi công tác.
• Chi phí sai sót: nhập nhầm đơn giá, giao sai hàng, xuất sai hóa đơn và công sức sửa chữa.
• Chi phí cơ hội: nhân viên kinh doanh dành nửa ngày làm báo cáo thay vì gặp khách hàng.
• Chi phí tìm kiếm: lục email, hỏi đồng nghiệp xem chứng từ đang ở đâu.
• Rủi ro tuân thủ: thiếu dấu vết phê duyệt khi kiểm toán.
• Chi phí nhân sự khi tăng trưởng: khối lượng tăng gấp đôi thì phải tuyển thêm người làm cùng việc thủ công.

Chọn quy trình nào để tự động hóa trước

Không phải quy trình nào cũng đáng tự động hóa. Một quy trình là ứng viên tốt khi đáp ứng phần lớn tiêu chí sau:

1. Lặp lại thường xuyên: hằng ngày hoặc hằng tuần, khối lượng đủ lớn.
2. Có quy tắc rõ ràng: ít ngoại lệ, ít cần phán đoán chủ quan.
3. Dữ liệu đầu vào có cấu trúc: biểu mẫu, file chuẩn, dữ liệu từ hệ thống khác.
4. Ổn định: không thay đổi mỗi tháng.
5. Gây đau rõ ràng: nhân viên phàn nàn, khách hàng phải chờ, sai sót thường xuyên.

Những quy trình hay được chọn đầu tiên ở doanh nghiệp vừa và nhỏ:

• Phê duyệt đề nghị mua hàng, tạm ứng, thanh toán.
• Tiếp nhận đơn hàng từ website, sàn thương mại điện tử vào phần mềm bán hàng.
• Đối chiếu sao kê ngân hàng với công nợ.
• Gửi nhắc nợ, nhắc gia hạn hợp đồng tự động.
• Tiếp nhận nhân viên mới: tạo tài khoản, gửi tài liệu, giao việc cho các bộ phận.
• Tổng hợp báo cáo bán hàng định kỳ.

Cách tính lợi ích một cách trung thực

Một phép tính đơn giản giúp quyết định có nên đầu tư:

• Thời gian tiết kiệm mỗi tháng = số lần thực hiện × thời gian mỗi lần trước và sau tự động hóa.
• Giá trị thời gian = thời gian tiết kiệm × chi phí nhân sự theo giờ.
• Giảm sai sót = số lỗi trung bình × chi phí xử lý mỗi lỗi.
• Chi phí = phí bản quyền, phí triển khai, thời gian nội bộ, chi phí bảo trì hằng năm.

Hãy đo thời gian thực tế bằng cách quan sát trong một vài tuần thay vì ước lượng. Và hãy thành thật về chi phí bảo trì: quy trình tự động cần được cập nhật khi phần mềm liên quan thay đổi giao diện, API hay quy định nội bộ thay đổi.

Các bước triển khai

1. Vẽ lại quy trình hiện tại

Ghi lại từng bước, ai làm, dùng công cụ gì, mất bao lâu, ngoại lệ nào hay xảy ra. Thường ngay bước này đã phát hiện những bước thừa có thể bỏ mà không cần công nghệ.

2. Thiết kế lại trước khi tự động hóa

Tự động hóa một quy trình tồi chỉ tạo ra sai sót nhanh hơn. Hãy hỏi: bước phê duyệt này có thật cần? Có thể gộp hai biểu mẫu? Ngưỡng nào thì cần cấp cao duyệt? Đây chính là khác biệt giữa số hóa đơn thuần và cải tiến thật sự, như phân tích trong bài phân biệt số hóa và chuyển đổi số.

3. Chọn công cụ phù hợp

Ưu tiên tính năng sẵn có trong hệ thống đang dùng. Nếu doanh nghiệp đã có hệ thống ERP, nhiều luồng phê duyệt và tự động hóa đã nằm trong đó. Khi cần kết nối nhiều phần mềm SaaS, nền tảng tích hợp low-code là lựa chọn nhanh.

4. Thử nghiệm và vận hành song song

Chạy quy trình tự động trên dữ liệu thật với khối lượng nhỏ, đối chiếu kết quả với cách làm cũ. Xác định rõ người chịu trách nhiệm khi quy trình gặp lỗi.

5. Đo lường và mở rộng

So sánh các chỉ số trước và sau, chia sẻ kết quả với toàn công ty, rồi chọn quy trình tiếp theo.

Những rủi ro cần quản lý

• Tự động hóa phân tán: mỗi phòng tự tạo luồng riêng, không ai nắm toàn cảnh. Cần danh mục quy trình tự động và người quản lý.
• Bảo mật: luồng tự động thường dùng tài khoản có nhiều quyền, kết nối nhiều hệ thống. Cần quản lý thông tin đăng nhập cẩn thận, phân quyền tối thiểu.
• Phụ thuộc người tạo: khi người xây dựng luồng nghỉ việc, không ai biết sửa. Cần tài liệu hóa.
• Mất kiểm soát con người: với quyết định ảnh hưởng tới khách hàng hoặc tài chính lớn, giữ bước xác nhận thủ công.

Tự động hóa thành công nhất khi nhân viên thấy nó giúp họ, không đe dọa họ. Hãy mời chính người đang làm quy trình tham gia thiết kế, vì họ hiểu rõ nhất những ngoại lệ mà sơ đồ trên giấy không thể hiện. Khi đó, BPA không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn trở thành động lực để cả tổ chức tiếp tục cải tiến.